Guide

Guide Clienda

Apprenez à utiliser Clienda pas à pas : vidéos, étapes et astuces pour chaque module.

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Bien démarrer

Votre société, vos utilisateurs et vos premières données en 15 minutes.

Les 4 premières choses à faire

Avant votre première facture, renseignez votre société : ces informations apparaissent sur tous vos documents PDF.

  1. 1Réglages › Société : saisissez la raison sociale, l'adresse, le téléphone et le logo. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Onglet « Informations légales » : ICE, IF, RC, taxe professionnelle et CNSS. Ils sont obligatoires sur une facture au Maroc. Ouvrir cet écran ↗
  3. 3Onglet « Banque » : votre banque et votre RIB, imprimés en bas des factures pour être payé par virement.
  4. 4Onglet « Fonctionnalités » : activez seulement ce dont vous avez besoin (caisse et banques, vente terrain, CRM, imports…). Tout peut être changé plus tard. Ouvrir cet écran ↗

💡 Astuces

  • Envie d'essayer avant de saisir vos vraies données ? Chargez les données d'exemple depuis l'accueil, puis supprimez-les en un clic dans Réglages › Données.
  • Ctrl K (ou la loupe sur téléphone) ouvre la recherche : tapez le nom d'un client, d'un produit, d'un document… ou une question comme « comment encaisser un chèque ».
Inviter vos collaborateurs et régler leurs droits

Chaque personne a son propre compte. Les groupes d'accès décident de ce qu'elle voit et peut modifier.

  1. 1Réglages › Utilisateurs › Nouveau : nom, e-mail, puis « Envoyer l'invitation ». La personne choisit elle-même son mot de passe. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Choisissez son groupe d'accès : commercial, magasinier, comptable… ou administrateur pour tout voir.
  3. 3Réglages › Groupes d'accès : pour chaque menu, cochez lire / créer / modifier, et limitez si besoin à « ses propres documents ». Ouvrir cet écran ↗

💡 Astuces

  • Un commercial ne voit jamais les factures fournisseurs ni les paiements fournisseurs, sauf si vous le lui permettez.
Importer vos clients et vos produits

Pas besoin de tout ressaisir : importez un fichier Excel ou CSV.

  1. 1Réglages › Données › Importer. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Choisissez ce que vous importez (contacts, produits, stock…) puis votre fichier. Clienda reconnaît les colonnes tout seul.
  3. 3Vérifiez l'aperçu, corrigez les lignes signalées en rouge, puis validez l'import.

💡 Astuces

  • Commencez par les produits et les contacts, puis le stock de départ.
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Ventes : du devis à la facture

Devis, bon de commande, livraison, facture et encaissement : le parcours complet d'une vente.

Faire un devis

Le devis est la proposition envoyée au client. Il ne touche ni au stock ni à la comptabilité.

  1. 1Ventes › Devis › Nouveau. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Choisissez le client (ou créez-le en tapant son nom), puis ajoutez les produits : le prix et la TVA se remplissent tout seuls.
  3. 3Ajustez quantités, remises et conditions de paiement, puis « Enregistrer ».
  4. 4Imprimez le PDF ou envoyez-le par e-mail : le devis passe en « Devis envoyé ».

💡 Astuces

  • Un client « Paiement comptant uniquement » ou au-dessus de son plafond de crédit est signalé avant de confirmer.
Confirmer la commande

Quand le client accepte, le devis devient un bon de commande.

  1. 1Ouvrez le devis et cliquez « Confirmer ». Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Clienda réserve la marchandise et crée automatiquement le bon de livraison (bouton « Livraison » en haut de la commande).
  3. 3Les colonnes « Livré » et « Facturé » des lignes vous disent à tout moment où en est la commande.

💡 Astuces

  • Livraison en plusieurs fois ? « Planifier une livraison » crée un bon pour une partie seulement.
Livrer le client

La livraison fait sortir la marchandise du stock.

  1. 1Inventaire › Livraisons, ou le bouton « Livraison » de la commande. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Vérifiez les quantités préparées. Si tout n'est pas disponible, livrez ce que vous avez : le reste devient un reliquat.
  3. 3Cliquez « Valider » : le stock baisse et le bon de livraison s'imprime pour être signé.
Facturer et encaisser

La facture se crée depuis la commande, sans rien ressaisir.

  1. 1Sur la commande, cliquez « Créer la facture » : une facture brouillon reprend les lignes.
  2. 2Vérifiez-la puis « Comptabiliser » : elle reçoit son numéro officiel (FAC/2026/0001…) et son PDF.
  3. 3« Enregistrer un paiement » : espèces, chèque, effet (LCN) ou virement. La facture passe en « Payée » ou « Partiellement payée ».

💡 Astuces

  • Paiement en espèces : le droit de timbre (0,25 % par défaut) s'ajoute automatiquement et figure sur le reçu.
  • Sans facturation (option dans Réglages), vous encaissez directement sur la commande et chaque paiement a son reçu.
Retour client et avoir

Une facture comptabilisée ne se modifie plus : on la corrige par un avoir.

  1. 1Ouvrez la facture puis « Ajouter un avoir », ou Factures › Avoirs clients › Nouveau. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Gardez les lignes concernées, comptabilisez : le montant dû par le client baisse d'autant.
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Achats : de la demande de prix à la facture fournisseur

Commander, réceptionner la marchandise et enregistrer la facture du fournisseur.

Demande de prix et bon de commande

La demande de prix part chez le fournisseur ; une fois acceptée, elle devient bon de commande.

  1. 1Achats › Demandes de prix › Nouveau : fournisseur, produits, quantités et prix d'achat. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Envoyez-la par e-mail ou imprimez-la.
  3. 3Quand le fournisseur confirme, cliquez « Confirmer la commande » : la réception attendue est créée automatiquement.

💡 Astuces

  • Achats › Réapprovisionnement liste les produits passés sous leur minimum, avec la quantité à commander.
Réceptionner la marchandise

La réception fait entrer la marchandise en stock.

  1. 1Inventaire › Réceptions, ou le bouton « Réception » du bon de commande. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Comptez ce qui est arrivé et corrigez les quantités si besoin : le manquant reste attendu en reliquat.
  3. 3Cliquez « Valider » : le stock monte et le coût moyen des produits se met à jour.
Facture fournisseur et paiement

Enregistrez la facture reçue pour savoir ce que vous devez et quand.

  1. 1Sur le bon de commande, « Créer la facture fournisseur » reprend les lignes reçues. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Saisissez le numéro de facture du fournisseur et sa date, vérifiez le total, puis « Comptabiliser ».
  3. 3« Enregistrer un paiement » : virement, chèque émis ou effet. Les chèques émis apparaissent dans l'échéancier à leur date.

💡 Astuces

  • Facture sans bon de commande (électricité, loyer…) ? Factures › Factures fournisseurs › Nouveau, avec une TVA d'achat.
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Inventaire et stock

Produits, entrepôts, mouvements, inventaire physique et réapprovisionnement.

Créer vos produits

Un produit porte son prix de vente, son coût, sa TVA et son unité.

  1. 1Inventaire › Produits › Nouveau. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Type « Stockable » pour suivre les quantités, « Service » pour une prestation.
  3. 3Renseignez prix de vente, coût, TVA, unité de mesure, catégorie et code-barres si vous en avez.

💡 Astuces

  • Tailles, couleurs… ? Activez les variantes dans Réglages › Fonctionnalités.
Voir le stock et les mouvements

Chaque quantité se voit par entrepôt, emplacement ou camion.

  1. 1Inventaire › Vue d'ensemble : les réceptions et livraisons à traiter aujourd'hui. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Inventaire › Stock : quantité disponible, réservée et valeur de chaque produit. Ouvrir cet écran ↗
  3. 3Historique des mouvements : qui a fait entrer ou sortir quoi, et quand. Ouvrir cet écran ↗
Inventaire physique

Comptez votre stock réel et corrigez les écarts en une fois.

  1. 1Inventaire › Inventaire physique. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Choisissez l'entrepôt (ou une catégorie), saisissez les quantités comptées.
  3. 3Validez : les écarts sont corrigés et gardés dans l'historique.
Transferts entre entrepôts et réapprovisionnement

Déplacez la marchandise et ne tombez plus en rupture.

  1. 1Inventaire › Transferts internes › Nouveau : d'un entrepôt ou d'un camion à un autre. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Configuration › Règles de réapprovisionnement : un minimum et un maximum par produit. Ouvrir cet écran ↗
  3. 3Réapprovisionnement : la liste des produits à commander, transformée en demandes de prix en un clic. Ouvrir cet écran ↗
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Factures, paiements, chèques et effets

Encaisser, suivre les chèques et LCN, les remises en banque, les impayés et l'échéancier.

Enregistrer un paiement

Un paiement peut régler une ou plusieurs factures, ou rester en avance sur le compte du client.

  1. 1Depuis la facture : « Enregistrer un paiement ». Ou Factures › Paiements reçus › Nouveau pour un client qui règle plusieurs factures. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Choisissez le mode : espèces, chèque, effet (LCN) ou virement. Pour un chèque : numéro, banque, tireur et date d'échéance (photo possible).
  3. 3Répartissez le montant sur les factures à régler. Le reste devient une avance, déduite automatiquement de la prochaine facture.
  4. 4Le reçu PDF s'imprime ou s'envoie au client.
Chèques, effets et remise en banque

Un chèque reçu n'est pas encore de l'argent : Clienda le suit jusqu'à l'encaissement.

  1. 1Factures › Chèques et effets : tous les chèques et LCN reçus ou émis, avec leur échéance. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Sélectionnez les chèques à déposer puis « Remettre en banque » : le bordereau de remise s'imprime.
  3. 3Quand la banque crédite le compte : « Marquer la remise encaissée ».
  4. 4Chèque rejeté ? « Déclarer impayé » avec le motif : la facture redevient à encaisser et le client est signalé en rouge partout.

💡 Astuces

  • Un client avec un impayé déclenche une alerte sur ses nouveaux devis et commandes.
Échéancier et balance âgée

Sachez ce qui va rentrer et sortir, semaine par semaine.

  1. 1Factures › Échéancier : chèques, effets et factures à encaisser ou à payer, par date. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Balance âgée : ce que chaque client vous doit, réparti par retard (non échu, 30, 60, 90 jours et plus). Ouvrir cet écran ↗
  3. 3La fiche de chaque contact (onglet « Historique et solde ») montre ce qu'il vous doit, ce que vous lui devez et tout l'historique. Ouvrir cet écran ↗
Banques et caisse

Avec l'option « Comptes bancaires et caisse », chaque paiement est rattaché à un compte.

  1. 1Activez l'option dans Réglages › Fonctionnalités : un compte banque et une caisse sont créés. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Factures › Trésorerie : le solde réel de chaque compte et le solde prévu avec les chèques à venir. Ouvrir cet écran ↗
  3. 3Les virements entre comptes (versement de la caisse à la banque…) se saisissent dans « Virements entre comptes ».
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Contacts, crédit client et historique

Clients, fournisseurs, plafond de crédit et suivi de ce qui est dû dans les deux sens.

Fiche contact et historique

Un même contact peut être client et fournisseur.

  1. 1Contacts › Nouveau : nom, téléphone, ville, ICE pour les sociétés. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Onglet « Historique et solde » : il vous doit / vous lui devez, avec chaque vente, achat, facture et paiement.
  3. 3Onglet « Ventes & Achats » : conditions de paiement, liste de prix et mode de crédit.
Plafond de crédit

Évitez qu'un client accumule plus que ce que vous acceptez.

  1. 1Fiche du client › onglet Ventes & Achats › Mode de crédit : sans limite, plafond, ou comptant uniquement.
  2. 2Avec un plafond, Clienda prévient au moment de confirmer si l'encours le dépasse.
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Analyse et tableaux de bord

Chiffre d'affaires, marges, trésorerie, achats et TVA.

Lire vos tableaux de bord

Tout est calculé à partir de vos documents : rien à saisir.

  1. 1Analyse › Vue d'ensemble : ventes du mois, évolution, meilleurs clients et produits. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Marges : ce que chaque produit et chaque client vous rapporte vraiment. Ouvrir cet écran ↗
  3. 3Trésorerie : encaissements, décaissements et ce qui reste à recevoir. Ouvrir cet écran ↗
  4. 4Achats : dépenses, stock dormant et TVA à payer ou en crédit, mois par mois. Ouvrir cet écran ↗

💡 Astuces

  • Cliquez sur un mois ou une ligne pour ouvrir les documents qui composent le chiffre.
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Vente terrain (camions)

Tournées, ventes sur la route, encaissements et clôture de journée.

Préparer un camion

Le camion est un petit entrepôt mobile confié à un vendeur.

  1. 1Vente terrain › Configuration › Camions › Nouveau : nom, vendeur. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Chargez-le depuis l'entrepôt par un transfert interne.
La tournée du vendeur

Sur son téléphone, le vendeur vend, encaisse et note ses visites, même avec une connexion faible.

  1. 1Vente terrain › Ma tournée : les clients du jour, sur la liste ou la carte. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Vente, retour ou simple visite : le stock du camion et le crédit du client sont vérifiés en direct.
  3. 3Encaissement en espèces ou chèque (photo du chèque), avec le droit de timbre ajouté sur les espèces.
  4. 4En fin de journée : « Valider la journée ». Le responsable compare l'argent remis à ce qui est attendu. Ouvrir cet écran ↗
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CRM : prospects et opportunités

Suivez vos prospects du premier contact jusqu'au devis.

Le pipeline

Chaque piste avance d'étape en étape, jusqu'à gagnée ou perdue.

  1. 1CRM › Pipeline : glissez les cartes d'une étape à l'autre. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Planifiez un appel ou un rendez-vous : il apparaît dans « Mes activités ».
  3. 3Piste gagnée ? Créez le devis directement depuis la carte.
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Imports, devises et douane

Achats en EUR ou USD, conteneurs, DUM et calcul du coût de revient.

Un dossier d'import

Le dossier rassemble les commandes, les conteneurs et tous les frais, pour un coût de revient juste.

  1. 1Activez « Imports et devises » dans Réglages › Fonctionnalités, puis saisissez le taux du jour de vos devises. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Passez la commande fournisseur dans sa devise (EUR, USD…).
  3. 3Achats › Imports › Nouveau : rattachez les commandes et les conteneurs.
  4. 4Ajoutez fret, transit, assurance : Clienda estime droits de douane, TPI et TVA à l'import selon le code douanier et l'origine, puis vous saisissez la DUM réelle.
  5. 5À la réception du conteneur, le coût moyen des produits inclut tous les frais.
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Réglages et documents PDF

Personnalisez vos factures, vos numérotations et les fonctionnalités actives.

Personnaliser vos PDF

Vos devis, factures et bons portent votre image.

  1. 1Réglages › Société › onglet Documents PDF. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Choisissez la mise en page et la couleur, l'en-tête (texte ou image) et le pied de page (coordonnées, mentions légales, banque).
  3. 3L'aperçu se met à jour à chaque changement.
Activer ou couper une fonctionnalité

Clienda reste simple : vous n'affichez que ce que vous utilisez.

  1. 1Réglages › Société › Fonctionnalités : facturation, droit de timbre, variantes, listes de prix, caisse, vente terrain, CRM, imports. Ouvrir cet écran ↗
  2. 2Applications affichées : décochez une application pour la retirer du menu.
  3. 3Séquences : le format des numéros (FAC/2026/0001…). Ouvrir cet écran ↗

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